리모트 워크에 필요한 실무 준비 사항 (Tools & Rules)

리모트 워크를 한다고 해서 다른 장소에서 일하는 것만으로 되는 것이 아니죠. 인사 담당자 입장에서는 바뀌는 환경에서도 일이 잘 진행되고 조직의 시스템이 원활하게 작동할 수 있도록 많은 것들을 신경 쓰고 챙겨야 합니다.

 

회사와 직무의 특성에 따라 준비해야 할 것들이 다르고 다양한 변수가 있겠지만, 기본적으로 실무에 필요한 사항들부터 살펴보는 것이 좋겠습니다. 최근에는 리모트 워크를 도와주는 다양하고 많은 종류의 도구들이 나와있어 선택하는 것이 어려운 일입니다. 따라서, 필요한 Tool을 선택하기 위한 포인트를 생각해 보는 것도 의미가 있겠습니다.

 

 

 

리모트 워크에 필요한 Tool 선택하기

 

커뮤니케이션 Tool

리모트 워크의 성패를 좌우하는 가장 중요한 요소는 ‘커뮤니케이션’입니다. 따라서, 커뮤니케이션 채널을 어떻게 준비하느냐가 핵심이 될 수 있습니다. 리모트 워크 환경에서의 커뮤니케이션은 주된 소통이 이루어지는 채널을 무엇으로 할 것인지, 공식적 커뮤니케이션과 비공식 커뮤니케이션을 어떻게 나누고 유도할 것인지가 중요합니다. 장소적 분리로 비동기 방식의 커뮤니케이션이 기본이 되는 환경에서 어떤 툴을 메인으로 사용할 것인지를 정해야 합니다. 별도의 메신저 툴을 사용할 것인지, 협업 툴과 같이 쓸 것인지, 대화가 저장되는 것이 좋을지, 자료의 공유가 중요한지  등에 따라 선택이 필요합니다.

 

협업 Tool

조직 내부적으로 또는 외부와 같이 협업할 수 있는 기능이 필요합니다. 매우 다양한 협업 툴이 나와있어, 오히려 선택하기가 어려울 정도입니다. 우선 업무의 기능적 특성을 고려하는 것이 중요합니다. 프로젝트 진행의 편리함, 일정 관리와 공유, 자료 공유와 백업 기능 등이 주요 선택의 기준이 됩니다. 리모트 워크를 실제 하다 보면 협업 툴을 바꾸는 경우가 종종 있습니다. 리모트 워크가 고도화 됨에 따라 기능적 강화가 필요한 경우가 많은데, 자료 등을 옮기는 것이 쉽지 않을 수도 있으므로 처음 도입 시 중장기적인 고려가 필요합니다. 또한 직무에 따라 각기 다른 툴을 활용하는 것이 효율적일 수도 있고, 복잡한 기능보다 편리한 UI/UX가 업무 효율을 높여주기도 합니다.

 

화상회의 시스템

리모트 워크에서 꼭 필요한 기능입니다. 화상회의 시스템도 선택을 하기 어려울 정도로 많이 출시되어 있습니다. 기능적으로는 다자간 회의, 동시 사용, 접속의 편의성 등이 기본적인 고려 사항이고, 디테일하게는 문서 공유, 녹화, 다른 툴과의 연계 등을 고려하는 것이 필요합니다. 물론 가격도 중요하죠. 데모를 제공하는 곳이 많으니, 경험해보고 결정하는 것도 좋은 것 같습니다.

 

데이터 관리 Tool

리모트 워크가 활성화되면 될수록 정보를 기록하고 관리하는 일이 필요해집니다. 일반적인 커뮤니케이션 툴이나 협업 툴로는 부족한 부분이 발생하고, 보안의 문제도 중요해집니다. 이 부분에도 위키, 메모, 아카이빙 등을 지원하는 좋은 툴들이 많이 있습니다. 실무적으로는 우리 조직이 주로 공유해야 하는 정보의 성격에 따라 선택하는 것을 추천합니다. 여러 사람이 동시에 기록하고 실시간 공유가 필요한지, 주로 파일 등과 같은 자료 위주로 공유하는지, 정보의 양과 용량, 알림 기능 등을 검토하여 선택합니다.

 

근태관리 시스템

리모트 워크를 시행하면서 근무시간 관리를 해야 하는 경우, 근태관리를 지원해 주는 툴을 고려해볼 수 있습니다. 가장 중요한 것은 우리 회사의 근무제도에 잘 부합하는지 입니다. 유연근무제를 운영하고 있다면 현재 제도와 근무 문화에 맞는지를 살펴봐야 합니다. 연차 관리나 통계 제공 등의 기능 필요 여부를 고려하고, 무엇보다 법적인 안정성을 시스템을 통해 확보할 수 있는지 판단해봐야 합니다.

 

 

이 밖에도 보안 관리를 위한 여러 도구들, 교육 관련 지원 프로그램 등 상황에 따라 다양한 사항들을 검토해 볼 수 있습니다.
중요한 것은, 우리 회사에 맞는 것을 중장기적인 관점에서 선택하는 것이 시행착오를 줄이고 운영 효율을 높이는 방법인 것 같습니다.

 

 

 

 

리모트 워크에 필요한 Rule 설정하기

 

성공적인 리모트 워크 운영을 위해서는 각종 Tool 들과 같은 기능적인 준비도 중요하지만, 결국 어떻게 활용하고 운영하느냐가 관건입니다.
따라서, 기능들을 어떻게 활용할지에 대한 기준을 정하는 것이 필요합니다.기본적인 가이드 마련을 통해 혼란을 줄이고 업무 효율을 높일 수 있습니다.

 

커뮤니케이션 Rule

역시 핵심은 커뮤니케이션입니다. 리모트 워크에 필연적인 비동기 커뮤니케이션에 대한 가이드 마련이 필요합니다. 예를 들어, 일반적인 대화는 특정 메신저 툴을 사용하고, 협업 툴과 이메일로 기능 구분을 한 경우, 메신저 툴의 피드백은 5분 이내, 협업 툴은 20분 이내, 이메일은 1일 이내, 실시간 필요시 전화 사용 등으로 정해 놓는다면 불필요한 혼란과 소모를 줄일 수 있습니다. 메시지를 보내놓고 상대방이 읽는지, 언제 대답할지 지켜보며 불필요한 시간과 감정을 소비하는 것을 없애주는 것만으로도 큰 도움이 됩니다.

 

채널 운영 시간

조직에서의 대화는 문화입니다. 따라서, 리모트 워크에 맞는 문화를 만들어나가는 것이 필요합니다. 간단한 것부터 시작하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 서로 일하는 시간이 달라서 밤낮 구분 없이 업무 메신저가 울린다면 장기적으로 좋은 일이 아니겠죠. 업무 커뮤니케이션 시간대를 설정하거나 20시 이후 업무 톡을 금지하고 긴급 업무의 경우 별도 채널을 운영하는 것도 방법입니다. 또한, 주로 텍스팅으로 소통하기 때문에 감정을 전달하기 어려운 특성이 있으므로, 이모티콘이나 긍정적 메시지를 적극적으로 활용하도록 커뮤니케이션 가이드를 만드는 것도 도움이 됩니다.

 

정보 공유 Rule

회사에서는 다양한 형태와 수준의 정보가 오고 갑니다. 리모트 워크에서도 정보의 형태, 종류, 보안성, 접근 권한 등에 따라 어떻게 해야 하는지 미리 기준을 마련할 필요가 있습니다. 공개해도 무방한 일반 정보와 자료는 메신저나 협업 툴을 활용하고, 보안이 필요한 자료 등은 이메일이나 별도 폴더를 지정하여 구분하고, 보안이 필요한 문서와 내용들이 어떤 것들인지 가능한 구체적으로 제시하는 것이 좋습니다. 리모트 워크 환경에서의 정보 공유 이슈는 지속적으로 발생하고 있습니다. 각자의 상식에 맡기지 말고 하나하나 정하는 것이 좋겠습니다.

 

보고 및 기한 설정

이를 둘러싼 갈등도 꽤 발생합니다. 누구는 보고를 했는데 받은 사람은 없다 하고, 논의가 필요한 사항인데 일방적으로 전달만 하고, 중요한 이슈를 놓치기도 하는 등 합의되지 않은 서로 다른 기준으로 인해 효율이 떨어지는 모습이 많습니다. 따라서, 보고 유형과 내용에 따라 어떤 툴을 사용하고 어떻게 진행할 것인지에 대한 기준 마련을 하는 것이 중요합니다. 또한, 업무 진행에 있어 매우 중요한 기한도 대화에 슬쩍 묻히거나 다른 개념으로 생각할 수 있기 때문에, 무엇보다 명확하게 설정할 수 있도록 가이드가 필요합니다.

물론 리모트 워크는 기능과 제도 설정으로만 완성될 수는 없습니다.일에 대한 기본적인 조직문화, 리더의 의지나 변화를 받아들이는 정도, 동료에 대한 신뢰 등 리모트 워크의 성공적 운영을 위한 도전 과제들은 많이 있습니다.

가장 핵심적인 것은 우리 회사에서 일을 할 때 어떤 방식으로 어떻게 실행해야 하는지를 정하는 것이 아닐까 싶습니다.
일하는 원칙을 정하고 이를 정착시키고 개선해 나가는 것이 무엇보다 일의 변화에 필요한 요소입니다.

 

 

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