근로기준법상 서류 보존 기한 이슈

최근 2021년 고용노동부의 사업장 정기 근로감독 실시에 관한 안내문을 받는 회사가 많습니다. 정기 근로감독 시 점검 내용은 근로기준법 등 노동관계법령 준수 여부이고, 준비 서류는 근로계약서, 임금대장, 임금 지급 관련 서류, 취업규칙, 노사협의회 규정 및 회의록, 직장 내 성희롱 예방교육일지 등입니다.

 

근로감독 시 회사에 서류를 준비하도록 요청하는 근거는 근로기준법에서 명시적으로 서면으로 작성할 의무를 부여하고 있는 것(예. 근로계약서, 해고 서면 통지, 근로자대표와의 서면 합의 등)과 그에 대한 보존 의무(근로기준법 제42조) 일 것인데요.

 

근로기준법에 따른 사용자 의무 중 서류 보존 이슈에 대해 알아볼까요?

 

서류 목록	서면 기재 사항 또는 예시	보존 기한 기산점
근로자 명부	성명, 성별, 생년월일, 주소, 이력, 종사하는 업무의 종류, 고용 또는 고용갱신 연월일, 근로계약기간, 퇴직 연월일과 사유, 그 밖에 필요한 사항	근로자가 해고, 퇴직, 사망한날로부터 3년 ※ 사용기간이 30일 미만인 일용근로자에 대하여는 미작성 가능
근로계약서	임금, 소정근로시간, 유급휴일, 연차 유급휴가, 취업 장소, 종사 업무 등	근로관계가 끝난 날로부터 3년
임금대장	성명, 주민등록번호, 고용 연월일, 종사 업무, 임금의 계산기초가 되는 사항, 근로일수, 근로시간수, 연장근로, 야간근로 또는 휴일근로를 시킨 경우 그 시간 수 등	마지막으로 임금에 관한 사항을 기록한 날로부터 3년
임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류	· 임금대장과 별도로 지급방법, 계산방법에 관한 내용이 담긴 서류	완결한 날로부터 3년서류   완결한 날로부터 3년
고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류	· 사직원 · 해고예고통보서 · 해고 통보서 등	근로자가 해고되거나 퇴직한 날로부터 3년
승급ㆍ감급에 관한 서류	· 승급, 승진 등 인사발령문 · 감급 통보서 등	완결한 날로부터 3년
휴가에 관한 서류	· 연차 유급휴가 관리 대장 · 휴가신청서 등	완결한 날로부터 3년
탄력적·선택적 근로시간제, 근로시간 계산의 특례, 근로시간 및 휴게시간 특례에 대한 근로자대표 서면 합의	· 근로자대표와의 서면 합의서 ※ 구체적 기재 사항은 도입 제도에 따라 상이함	서면 합의한 날로부터 3년
연소자의 증명에 관한 서류	· 연소자의 연령을 증명할 수 있는 서류 · 가족관계기록사항에 관한 증명서 · 친권자 또는 후견인 동의서	만 18세가 되는 날(만 18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날)로부터 3년

 

근로기준법상 서류 보존 기한에 관한 이슈에서 실무적으로 가장 유의할 부분은, 보존 기한의 기산점입니다. 서류의 최초 작성일이 아니라, “서류 작성이 완결된 날 또는 퇴사일” 등을 기산점으로 하고 있으며, 미보존 시 500만원 이하 과태료의 벌칙 규정이 있습니다.

 

또한, 근로기준법 외에 남녀고용평등법, 근로자 퇴직급여 보장법 등에서도 보존하여야 하는 서류를 정하고 있는데요. 특히, 직장 내 성희롱 예방교육 실시 내역을 확인할 수 있는 서류 및 성희롱 행위자에 대한 징계 등 조치에 관한 서류, 모성보호에 관한 서류(육아휴직, 육아기 근로시간 단축, 배우자 출산휴가 등에 대한 청구 및 허용에 관한 서류)도 보존 기한이 3년이며, 퇴직금 중간정산에 관한 서류는 “근로자가 퇴직한 후 5년이 되는 날까지” 보존하여야 하는 점 실무적으로 유의하셔서, 고용노동부 정기 근로감독 대응 시 활용하시기 바랍니다.

 

 

 

한편, 서류 보존을 반드시 “종이”로 된 문서로만 하여야 하는지 여부에 대해 고용노동부 행정해석(근기 68207-2666, 2002. 8. 8. 회시)은, “임금대장을 전자문서로 보존하고 필요시 언제라도 출력하여 사용이 가능하다면 근로기준법 제41조 위반으로 보기는 어렵다고 사료됨. 다만, 유지·보수에 따른 위험(해킹, 바이러스 감염, 시스템 파손 등)은 사용자가 부담해야 하므로 해킹 등에 따라 보존되지 아니한 결과가 발생하는 경우에는 법 위반의 책임을 질 수도 있을 것임”이라는 입장입니다. 따라서, 반드시 종이로 된 서류로 보존하여야 하는 것은 아니며, 보안이 철저한 시스템 상에 파일 형태로 보존하는 방법도 가능합니다.

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[근로기준법]

제41조(근로자의 명부) ① 사용자는 각 사업장별로 근로자 명부를 작성하고 근로자의 성명, 생년월일, 이력, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 적어야 한다. 다만, 대통령령으로 정하는 일용근로자에 대해서는 근로자 명부를 작성하지 아니할 수 있다.  <개정 2021. 1. 5.>
② 제1항에 따라 근로자 명부에 적을 사항이 변경된 경우에는 지체 없이 정정하여야 한다.

제42조(계약 서류의 보존) 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.