입사지원자의 개인정보, 조심해야 할 필수 체크 사항

인사담당자님, 채용 업무해보셨나요?

채용담당자라면 새로운 직원을 뽑으면서 자연스럽게 ‘입사지원자의 개인 정보’를 수집하게 되죠.
하지만 입사지원서에는 지원자의 개인정보가 담겨 있어 개인정보보호법의 규율을 받아요.
그 밖에도 인사∙노무 업무는 개인 정보와 관련된 업무를 상시적으로 수행하기에 개인 정보 관리에 신경 써야 하는데요.

 

🙋 그래서 오늘은 개인 정보 관리의 첫걸음! 
1) 개인 정보 수집∙이용이란?
2) 개인 정보 수집∙이용의 요건
3) 동의를 받는 방법
4) 개인 정보 수집∙이용 시 주의해야 할 점
에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

 

 

〰

「개인정보 수집∙이용」이 뭐야?

 

개인 정보란, ‘살아 있는 사람에 대한 정보’로서 이름, 주민등록번호, 영상 등 개인식별정보뿐만 아니라 가명 정보, 결합 정보를 포함하는 개념이에요.
개인 정보 수집∙이용이란 이러한 개인정보를 정보주체나 제3자로부터 정보주체에 관한 개인정보를 취득하거나 목적 범위 내에서 이용하는 것을 말합니다.

 

 

 

〰

개인정보를 수집∙이용하려면?

 

원칙적으로 정보주체의 동의를 받아야 하는데요.  인터넷 포털사이트에 가입할 때 ‘개인 정보 제공 및 이용 동의’에 체크한 경험, 한 번쯤은 있으시죠? (긴 글은 슉슉 넘기고 ‘동의함’에 체크하는 그것 😉 )
그게 바로 개인정보 제공 및 이용 동의서에요. 이 동의서에 체크하면 상대방에게 ‘나의 개인정보를 수집해도 좋다’는 의사표시를 한 것과 같아요.

정보주체의 동의를 받는 방법 외에도 개인정보보호법에서는
∙ 법률 규정이 있거나 법령상 의무 준수를 위한 경우
∙ 공공기관이 법령 등에서 정하는 업무 수행을 위한 경우‍
∙ 정보주체와의 계약 체결 및 이행을 위해 불가피하게 필요한 경우 등

대표적으로 위의 3가지 경우에 개인 정보의 수집∙이용이 가능하도록 규정하고 있어요.

 

 

〰

‘동의함’에 체크만 받으면 되는거지?

 

아니오! 🙅 개인정보보호법에서는 정보주체가 불이익을 보는 것을 방지하기 위해 개인정보 수집∙이용 동의서에 필수적으로 고지해야 할 사항을 정해놨어요.

• 수집∙이용 목적
• 수집 항목
• 개인정보 보유 및 이용 기간
• 동의 거부 권리 및 동의 거부 시 불이익 내용

이렇게 4가지는 정보주체에게 꼭 알려줘야 한다는 거죠. 보통 개인정보 수집∙이용 동의를 받을 때 제3자 제공 동의도 포함하여 같이 받는데요. 이렇게 하나의 동의서에 여러 개의 동의 사항을 넣을 경우 각각의 내용을 구분해서 동의를 받아야 한다는 것! ✔ 잊지 마세요.

 

 

〰

내용은 다 넣었어, 이제 동의 받는다?

 

잠깐만요, 잠깐만요‍️! 회사에 불리한 내용은 작게 표시하고, 유리한 내용은 25p로 기재해 놓은 거 아니에요? 😱
그러면 안 돼요. 법에서 금지하고 있다고요.

동의서의 내용 중, 이런 내용은 동의서에 명확히 표시해야 하는 항목이에요.

• 재화나 서비스의 홍보 및 판매 권유, 기타 이와 관련된 목적으로 개인 정보를 이용하여 정보 주체에게 연락할 수 있다는 사실
• 민감정보, 고유식별 정보
• 개인 정보의 보유 및 이용 기간
• 개인 정보를 제공받는 자 및 제공받는 자의 이용 목적

명확히 표시하는 방법은 「개인 정보 처리 방법에 관한 고시」에 나와있어요.

 

 

〰

생각보다 어렵네… 또 있어?

 

하나. 개인 정보 수집은 최소한으로!
개인 정보 수집의 기본적인 원칙은 개인정보 수집 목적에 필요한 최소한의 개인 정보만을 수집해야 한다는 거예요.
채용 절차를 진행할 때에도 각 채용 단계별 필요한 정보만을 그때 그때 수집해야 해요.

둘. 필수 정보와 선택정보는 구분해서 수집하기!
정보주체와의 계약 체결 등을 위하여 정보주체의 동의 없이 처리할 수 있는 개인정보를 필수정보, 정보주체의 동의가 필요한 개인정보를 선택정보라고 하는데요.
지원자를 확인하기 위해서 입사지원서에 기재하는 이름이나 생년월일이 필수정보라고 할 수 있어요.

셋. 주민등록번호는 물어보면 안 돼요!
고유식별 정보 중 하나인 주민등록번호는 다른 개인정보들 보다 더 꼼꼼히 규율하고 있는데요. 주민등록번호는 1)법령에서 정한 경우 또는 2)정보주체 또는 제3자의 급박한 생명, 신체, 재산을 위해 필요한 경우에만 예외적으로 수집∙이용이 가능해요.

지금까지 개인 정보 관리의 첫걸음인 ‘개인정보 수집∙이용’에 대해서 다뤄봤는데요. 생각보다 미리 알고 있어야 할 사항이 많으시죠?
IMHR과 하나 하나 차근차근 실행해보면, 어렵지 않을 거예요. 😃