직무 디자인 실행을 위한 5가지 고민

지금 필요한 직무 디자인

 

‘Work design’ 또는 ‘Job design’은 ‘직무 설계’라고 많이 번역됩니다만, 실행에 있어서는 ‘설계’라는 단어와 같이 과학적이고 체계적인 계획으로 되지 않는 경우가 많습니다. 그래서 보다 넓은 다중적 의미로서 무엇인가를 구현하는 이미지를 가진 ‘디자인’이란 용어가 더 어울리는 것 같습니다. 실제로 직무뿐 아니라 HR과 관련된 대부분의 영역에서 사람에 대한 이해, 심리적 작용과 상호 관계, 환경적인 맥락 등에 대한 유기적인 대응이 강조되고 있습니다.

 

직무 디자인의 관점에서도 어떤 답을 찾아내기 위한 분석보다는 다층적인 관점에서의 유연한 대응이 필요합니다.

 

일에 대해 전략적인 관점에서 변화를 시도하는 것은 모두 직무 디자인이라 할 수 있습니다. 회사 전체의 워크 플로우를 변경하는 것도 해당되고 개인 업무의 수행 방법을 바꾸는 것도 직무 디자인입니다. 따라서, 직무 디자인을 대하는 접근을 조금 달리하는 것도 좋겠습니다.

 

직무 분석을 통해 직무 기술서와 명세서를 작성하고 업무의 성과 기준을 설정하고 그에 맞는 프로세스를 수립하는 과학적이고 체계적이어야 하는 직무 설계가 아니라, 뭔가 직관적으로 업무 흐름에 도움이 되고 성과나 효율을 개선하기 위해 직무에 변화를 주는 심플한 직무 디자인도 필요합니다.

 

 

직무 디자인 실행 전에 생각해 보기

 

직무 디자인을 실행하는 데 있어 시행착오를 줄이고 보다 효과를 높이기 위해서는 전략적인 방향과 함께 예상되는 어려움과 대응 방법을 미리 고민해 보는 것이 큰 도움이 됩니다.
다음의 사항들을 통해 직무 디자인의 효과를 보다 높일 수 있습니다.

 

 

1. 직무 디자인의 결과는 다양하게 나타난다

 

직무 디자인은 어디에 초점을 맞추는지, 어떻게 적용하는지 등에 따라 다른 결과가 도출됩니다. 과정에서의 선택에 따라 다양한 결과가 나타날 수 있기 때문입니다.

 

선택의 방향을 결정하고 결과에 대한 리스크를 줄이는 방법은 HR 전략과 일치되도록 하는 것입니다. 예를 들어, 빠른 실행과 성과 중심 인사 기조에서의 전략과 직원 동기부여 및 만족도 제고를 위한 접근은 달라야 합니다. 기본적인 HR 기조와 맞지 않는 직무 변화는 불협화음을 내며 생산성 저하와 조직 갈등을 직접적으로 유발합니다.

 

하나 더 고려하면 좋은 것은, 대상 직무의 특성과 변화 수용성입니다. 꼭 필요한 전략이라도 직무 특성에 따라 미세 조정 또는 예외 적용이 필요할 수 있습니다. 또한 아무리 좋은 직무 개선도 개인이나 조직이 수용할 수 없으면 변화의 저항을 이겨낼 수 없습니다.

 

 

2. 완벽한 디자인은 없다

 

어떤 조직에 딱 들어맞는 직무 모델은 없다고 보는 것이 맞습니다. 직무에 대한 접근 방법에 따라 장단점이 존재하기 때문입니다.
이러한 특성을 고려할 때, 다음의 두 가지 사항을 생각해 볼 필요가 있습니다.

 

- 타협의 필요성: 어떤 것에 더 가치를 둘 것인지에 따라 결정을 해야 합니다. 완벽한 변화를 목적으로 하기보다 어느 정도의 저항과 부작용을 수용할 수 있는 방법이어야 합니다. 옳은 방향이라고 하더라도 구성원들이 받아들일 수 있어야 하고, 조직의 공유된 가치에 부합해야 직무의 변화가 실행됩니다.

 

- 단계적 계획: 직무 디자인은 한 번에 끝나지 않습니다. 예를 들어, 1차 실행에서는 기계적 효율성을 우선으로 디자인을 적용하고, 다음에 직무 만족을 높이기 위한 개선을 실행하는 등의 방법으로 단계적 접근 방법을 고민해야 합니다.  

 

 

3. 직무에 대한 변화 예측이 어렵다

 

직무 디자인을 통해 직무가 어떻게 변화할지 구체적인 그림이 그려지지 않을 수 있습니다. ‘일’을 중심으로 판단하려고 하면 어려울 수 있습니다.

 

하지만 그 일을 수행할 직원이 경험할 구체적인 변화를 생각하면 보다 도움이 됩니다. 직무에 대한 변화로 나타날 개인 업무량의 변화, 보고 라인의 변화, 필요한 정보의 변화, 감수해야 하는 리스크, 책임과 권한의 변경 등 그 영향의 관점에서 보다 실질적인 변화를 예측해 볼 수 있습니다.

 

 

4. 개인에 따라 다른 결과가 나온다

 

만약 동일한 직무를 수행하는 열 명의 사람에게 동일한 직무 디자인을 적용하면 동일한 결과가 나올까요? 아니겠죠.
개인의 태도와 가치관, 직무 환경에 적응하는 방식 등에 따라 개인별로 산출물의 차이를 만들어냅니다.

 

누구나 직무에 몰입하고 동기부여를 필요로 하거나 자율적인 의사결정을 원하지 않습니다. 따라서, 직무 디자인은 그 변화를 수행하는 사람의 개인적 특성도 고려될 필요가 있으며, 수용성을 높이기 위한 방법 또는 직무 변화에 따른 배치전환도 염두에 둘 필요가 있습니다.

 

 

5. 외부 환경에 따라 계속 변한다

 

경영 환경은 지속적으로 변합니다. 주요 사업이 전략적으로 변화하기도 하고, 사회 현상이나 제도의 변경으로 대응 전략이 수정되기도 합니다. 그러면 내부 조직의 변화가 필요합니다. 그리고 개인의 직무가 조정될 차례가 옵니다.

 

이런 변화의 흐름에 따라 직무 조정은 상시적인 대응이 필요합니다. 특히 성장세가 지속되는 조직에서는 상시적인 직무 리디자인 전략이 필요한데, 다음과 같은 실행 방법을 적용해 볼 수 있습니다.

 

또한 내부에 존재하는 직무로 재구성이 어려운 경우 새로운 포지션을 만들어 채용해야 합니다.

 

- Uncoupling: 같은 레벨의 업무를 쪼개어 나눔

- Unstacking: 다른 레벨의 직무들을 분리

- Segmenting: 직무의 일부를 분리하여 다른 새로운 직무와 결합

- Emerging: 기존에 수행하지 않았던 업무와 새로운 조합

직무 디자인의 실행 또한 Best Fit이 필요합니다.
무엇보다 우리 회사의 비전과 일치하고 HR 전략과 부합하는 방향을 잡고, 구성원들이 받아들일 수 있는 디자인으로 직무와 개인의 특성이 고려되어야 합니다. 직무 디자인은 과정이자 흐름이어야 합니다. 내외부 환경의 변화에 유연하게 대응하여야 실질적인 효과가 있기 때문입니다.

 

‘고민은 풍부하게 실행은 단순하게 그리고 지속적으로!’ 한다면 살아있는 직무 디자인이 될 것입니다.

 

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[References]  Morgeson, F. P., Garza, A. S., & Campion, M. A. (2013). Work design.

 

 

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