재택근무 도입을 위한 실무 체크리스트

코로나19 사태가 계속되면서 기업들은 다양한 형태로 대응하고 있습니다. 출퇴근 시간을 분산시켜 사무실에서의 접촉을 줄이고 근무시간을 일부 축소시켜 시차출퇴근을 하기도 하고, 본격적인 재택근무를 시행하기도 합니다. 일부에서는 부작용과 불편에 대한 목소리가 나오기도 합니다. 회사의 입장에서 더욱 고민되는 것은, 이런 사태가 장기화 될 조짐이 보이면서 재택근무를 계속하고 확대해야 하는지 결정하는 것입니다. 많은 회사들이 갑작스런 격리 조치 등으로 재택근무 등의 리모트 워크에 대한 제대로 된 준비 없이 일단 시행부터 하고 부족한 점을 채워나가는 경우가 많습니다. 한편으로는 아직까지 시차출퇴근 등의 방법으로 대응해오던 회사들도 이제 재택근무의 시행에 대해 고민을 해보게 되는 분위기입니다. 재택근무는 단순하게 보면 ‘일하는 장소’가 바뀌는 것이지만, 안정적인 운영을 위해서는 챙겨야 할 부분이 적지 않습니다. 더욱이 재택근무나 원격근무 등 유연근무제 도입 그 자체보다 앞으로 회사의 경영에 기여하고 조직의 경쟁력을 높이는 관점에서 생각하면 HR의 고민은 더 깊어집니다.

 

우선 재택근무를 도입하는 데에 있어 부작용과 단점을 최소화시키는 실무적 관점에서 시작해 볼 수 있습니다. 재택근무가 가지는 장점과 단점을 잘 이해하면 최소의 준비로도 큰 문제없이 시행할 수 있습니다. 재택근무를 아직 도입하지 않았거나, 현재 시행 중이지만 불완전하다면 실무자로서 체크해야 할 사항에 대해 살펴보고자 합니다.

 

 

 

재택근무에 필요한 Tool 준비하기

 

리모트 워크를 위한 가장 기본적이고 현실적인 준비는 공간적으로 떨어져 일하면서도 일을 효과적으로 공유하고 커뮤니케이션을 원활하게 할 수 있도록 필요한 실무 도구들을 준비하는 것입니다. 이미 선택하기가 어려울 정도로 많은 종류의 Tool들이 존재합니다. 일하는 방식이나 조직 분위기 등의 특성에 맞게 고르기만 하면 됩니다. 회사는 통일하여 단일한 도구를 사용하도록 유도할 것인지, 조직 특성에 맞게 다양한 툴을 사용할 것인지를 정하여 적합한 도구들을 선택하고 비용 등을 지원하여 안정적인 협업과 커뮤니케이션을 마련하는 것이 우선입니다.

 

✓ 커뮤니케이션 툴

조직에서 사람들이 꼭 업무 대화만 하지는 않죠. 회사 안에서도 다양한 커뮤니티와 다양한 대화가 오고 갑니다. 많은 회사에서는 별도의 채팅 앱을 사용하지 않고 채팅방만 따로 구분하여 사용합니다만, 조직에서의 대화 채널을 별도로 사용하도록 유도할 것인지에 대한 고민은 필요합니다. 오피스 근무에서는 대면으로 주된 커뮤니케이션을 하기 때문에 소셜 채팅은 보조적으로 활용하지만, 리모트 워크 환경에서는 온라인 커뮤니케이션이 메인 수단이 되기 때문에 개인적으로 사용하는 채팅 툴과 분리시키는 것이 보다 효율적일 수 있습니다.

 

✓ 협업 툴

회사마다 사정이 다르겠지만 협업 툴의 사용도 고려해봐야 할 요소입니다. 주간 업무회의, 수시로 하는 진척 보고나 업무 공유 회의가 없는 대신, 프로젝트나 세부 업무의 진행상황과 결과를 공유할 도구가 필요합니다. 물론 이메일로 공유할 수도 있지만, 다양한 협업 툴은 재택근무로 더 많아지는 이메일과 별도로 운영하여 자료를 만들어 별도의 문서로 관리해야 하는 번거로움을 덜어줄 수 있습니다. 팀 업무, 목표, 진행상황, 일정 등의 공유를 하나의 툴에서 실시간으로 공유하는 것은 업무 효율을 높여줄 수 있으므로 고민해 볼 필요가 있습니다.

 

✓ 화상 회의 시스템

재택근무를 하면서 가장 필요한 도구 중 하나를 꼽으라면 화상회의입니다. 특히 다자간 회의가 필요한 경우에 유용합니다. 실시간 논의, 브레인스토밍, 뉘앙스가 중요한 대화 등에는 화상회의가 필요합니다. 요즘엔 화상회의 툴에 대한 접근이 매우 좋아졌고, 다양한 기능의 고품질 화상회의가 가능합니다.

 

✓ 문서 공유

문서 공유 방법도 중요합니다. 물론 이메일이 있기 때문에 당장 별도의 문서 공유 도구가 필요하지 않을 수도 있지만, 일의 효율이나 안정성을 높이는 차원에서 고민해 볼 필요가 있습니다. 만약, 중요한 문서를 공유해야 하는데 이메일 리스트에서 한 사람을 빠뜨렸다면 상대방은 추후 대화가 있기 전까지는 모르고 있을 가능성이 높습니다. 하지만 문서 공유 툴을 활용한다면 그런 일을 막을 수 있죠. 요즘에는 협업 툴에서도 문서 공유 기능을 제공하는 경우도 많습니다.

 

✓ 보안 관리

회사 내부 시스템이 있는 경우, 외부에서의 접근이 가능한지, 보안을 어떻게 유지할 수 있는지 등의 보안 시스템 검토가 필요합니다. 또한 시스템의 보안 수준이 매우 높아서 재택근무를 하기 곤란하다면, 재택근무 시행 자체를 재고하거나 시스템 운영 방침을 바꾸는 등의 선택이 필요하겠죠. 다른 측면으로는 기술적인 보안 외에도 내부적인 보안에 대한 원칙을 세우고 운영하는 것도 중요합니다. 기밀 정보나 보안 문서가 전체 직원에게 공유되지 않도록 내부 절차를 마련해야 할 필요가 있습니다.

 

✓ 시간 관리 및 모니터링 

재택근무를 시행하면서 직원들의 근무시간이나 근태관리가 필요하다고 판단된다면, 모니터링과 근무시간 체크가 실시간으로 가능한 도구를 도입해야 합니다. 최근에는 클라우드를 기반으로 한 실시간 체크와 관리가 가능한 시스템을 손쉽게 사용할 수 있습니다.

 

 

 

 

재택근무에 필요한 기본 원칙 정하기

 

✓ 비동기 커뮤니케이션

재택근무를 하면서 가장 적응하기 어려운 점이 실시간 대화에 장벽이 생긴다는 사실입니다. 사무실에서 근무할 때는 수시로 만나서 대화하고 회의하면서 많은 일들을 해결할 수 있었지만, 이젠 그런 방식으로는 일하기 어려워집니다. 매번 전화하고 화상회의를 하면서 일을 진행할 수도 없습니다. 방법은 하나, 모두가 비동기 커뮤니케이션의 시간차를 인정하고 그에 맞추어 일하는 것을 받아들이고 적응해야 합니다. 사실 급하게 즉시 처리해야만 하는 일들은 생각보다 많지 않습니다. 궁금한 것이나 얘기할 것이 있다면 메시지를 보내 놓고 자신의 일을 하면 됩니다. 비록 시간이 좀 걸려도 결과적으로 그렇게 다르지 않습니다. 물론 긴급하거나 다음 일의 처리를 위해 꼭 필요한 대화라면 별도의 약속된 채널을 이용하여 진행되도록 해야겠죠. 재택근무가 원활하게 운영되려면 실시간이 아닌 비동기 커뮤니케이션에 익숙해질 필요가 있습니다. 따라서, 문화로 자리잡기까지 기본 원칙과 비상 수단을 정하고 안내하는 준비가 필요합니다.

 

✓ 정보 공유와 보고

일부 회사에서는 정보가 매우 중요한 권력이 되기도 합니다. 하지만, 재택근무 환경에서 정보는 투명하게 공유되어야 합니다. 다양한 커뮤니케이션을 통해 일과 관련한 정보가 지속적으로 흐를 수 있도록 원칙을 정해야 합니다. 다만, 보안과 기밀유지가 필요한 정보나 문서의 범위를 명확히 정하고 공유하여 원활한 정보 공유에 방해가 되지 않도록 해야 합니다. 또한, 보고의 원칙을 정해야 합니다. 예를 들어, 단순한 결과보고는 협업 툴에 공유하고 피드백이 필요한 경우에는 자료 공유와 채팅 또는 화상 회의를 하도록 하는 등 일정한 가이드가 필요합니다.

 

✓ 커뮤니케이션 문화

문자로 커뮤니케이션을 하다 보면 상대방의 의도나 뉘앙스를 잘못 받아들이는 경우가 있습니다. 각자 구사하는 문체나 단어가 다르기도 하고 문자에 감정을 담기가 어렵기도 하기 때문입니다. 때로는 협업 툴이나 채팅 앱에 글을 올리고 다른 팀원들의 반응이 없어 좌절감이 들기도 합니다. 따라서, 일정 정도의 커뮤니케이션 방법을 가이드할 필요가 있습니다. 우선 누군가 자료나 업무 내용 등을 공유하면 그것을 본 사람은 무조건 표시를 하게 합니다. ‘네’라고 답해도 좋고 이모티콘을 보내도 됩니다. 중요한 것은 확인했다는 표시를 하는 것입니다. 물론 긍정적인 표시가 더 좋겠죠. 일을 하다 보면 부정적 피드백이 필요한 경우도 생기기 마련입니다. 가급적 부정적 대화는 전화나 화상으로 하는 것을 권장합니다. 문자로는 오해가 생기기도 하고 시간적으로 감정적 소모가 클 수 있습니다.

 

✓ 기한 관리 원칙

재택근무를 하면 개인에게 상당한 권한 위임과 자율성이 주어지기 마련입니다. 따라서, 일의 진행 관리에 있어 개인별 업무의 기한 관리가 매우 중요하게 됩니다. 물론, 자신이 정한 업무 기한을 지키는 것이 기본이 되어야 하지만, 가끔 그렇지 못하는 경우도 발생합니다. 문제는 발생하기 마련이지만 이것을 어떻게 대응하고 해결하느냐가 더 중요합니다. 관리자나 다른 동료들이 기한까지 기다렸지만 아무 반응이 없다가 결국 공백이 생기는 것이 최악의 경우가 될 수 있습니다. 따라서, 기한을 정하고 이를 공유하되 만약 못 지키는 경우 어떻게 행동해야 하는지에 대해 기본 원칙과 절차를 정해놓는다면 보다 안정적인 운영에 도움이 될 것입니다.

 

 

운영에 필요한 제도 준비하기

 

✓ 근무시간

재택근무를 시행하면서 명확한 설정이 필요한 근로조건 가운데 가장 중요한 것이 근무시간입니다. 근무시간이 법의 직접적인 규율대상이기도 하고, 실제 근로자의 생활과 임금에도 영향을 미치기 때문입니다. 재택근무를 처음 시작하는 경우에는 기존 소정근로시간(예, 1일 8시간)을 그대로 근무시간으로 유지하는 경우가 대부분일 겁니다. 이러한 경우에도 휴게시간은 어떻게 정할 것인지, 연장/야간/휴일 근무 발생 시 관리를 어떻게 할 것인지에 대한 가이드는 필요합니다. 재택근무가 어느 정도 안착된 이후에는 근무시간에 대한 근본적인 설정을 고민해보아야 합니다. 예를 들어, 직무에 따라 재량근무제를 도입하거나, 사업장 밖 간주근무제를 도입하면서 실제 근무에 적합한 소정근로시간을 다시 정할 필요가 있고, 이런 과정에서 근태관리 방법과 연장/야간/휴일근로 및 외근, 출장 등에 대한 기준을 재정립하는 니즈가 발생합니다.

 

✓ 규정 등 변경

재택근무 자체가 법의 요건이나 절차를 충족해야 하는 제도가 아니기 때문에 재택근무 도입을 하기 위해 반드시 법적인 제도 마련이 필요한 것은 아닙니다. 하지만, 주요 근로조건의 하나인 근무장소가 바뀌는 것이므로 근로계약서는 제도에 맞추어 변경하는 것이 원칙이며, 취업규칙이나 인사규정을 개정하는 검토도 필요합니다. 직원 중 일부만 도입하고 여타 근로조건이 변경되지 않는 경우라면 취업규칙 변경이 필요 없지만, 전체를 대상으로 일괄 도입하거나 여러 근무제도들의 변경이 수반된다면 취업규칙을 변경해야 합니다.

 

✓ 유연근무제 도입

재택근무는 넓은 범위에서 유연근무제도의 하나라고 할 수 있습니다만, 재택근무 자체가 어떤 근무시간의 예외를 인정하는 법적 효과를 가져오지는 않기 때문에 법에서 정하는 다른 유연근무제를 병행하여 운용한다면 더 큰 효과를 기대할 수 있습니다. 예를 들어, 재량근무제의 법적 요건을 충족한다면 제도 도입을 통해 근무시간에 대한 관리와 법적 리스크를 해소할 수 있으며, 사업장 밖 간주근무제를 도입하여 근무시간 관리의 효율을 제고할 수 있습니다.