성공적인 유연근무제 도입을 위한 준비사항

유연근무는 이제 보편화되는 흐름을 시작한 것으로 보입니다. 주 52시간제의 법적 제도 시행이 사회, 기술, 문화, 환경적 변화와 맞물리면서 변화의 속도가 더 빨라지고 있습니다. 규모가 비교적 큰 기업뿐만 아니라 소규모 기업에서도 여러 가지 유연근무를 많이 시행하고 있습니다. 그런데 유연근무제도를 도입하는 수는 늘어나고 있지만 관련 제도나 체계를 갖추고 있지 않아 유연근무의 장점이 살아나기보다 부작용이 부각되는 경우도 많이 발생하고 있습니다. 유연근무를 통해 직원의 만족도, 리텐션, 워라밸과 로열티 등을 향상하는 것이 목적이지만, 오히려 인재들이 회사를 떠나고 근무 태도가 느슨해져서 생산성이 저하되고 일의 목표나 성과를 관리하기만 더 어려워지는 일이 발생하는 것도 현실입니다.  

 

유연근무제를 도입하는 것은 상당히 어려운 도전입니다. 도입하고 나면 어떻게 관리해야 하는지, 관리자나 직원들에게 어떤 부담이 생기는지, 업무 성과나 고객 서비스에는 어떤 영향이 생기고 어떻게 대응해야 하는지 등등 경험해보지 않은 조직 이슈들이 예상되기 때문입니다. 그러나, 모든 영향을 예상하고 그에 대비한 상세한 대응 방안을 마련하는 것은 비효율적이기도 하지만 불가능하기도 합니다. 유연근무제는 여러 변수들이 상호작용하여 변화되는 특징이 있기 때문입니다. 실제 도입하여 운영을 하다보면 예상하지 못했던 곳에서 의외의 이슈가 발생하는 일이 때때로 있습니다. 따라서, 성공적인 유연근무제를 도입하고 운영하기 위한 현실적인 방법은 제도 운영의 유연성을 확보하는 것입니다.  

 

 

 

 

 

 

유연근무제 도입 준비하기

 

직원(User)과의 사전 커뮤니케이션

유연근무제 도입 준비의 첫번째 스텝은 유연근무제를 실제로 활용할 직원들 및 관리자들과의 커뮤니케이션부터 시작해야 합니다. 유연근무제는 회사의 다른 제도들과 성격이 다릅니다. 회사가 기준과 원칙을 마련하고 직원들은 그것을 준수하면 되는 다른 제도들과 달리, 유연근무제는 상호작용을 하기 때문입니다. 즉, 직원들이 변화된 근무제도를 어떻게 활용하는가에 따라 제도 운영의 형태가 변화하고, 관리자들과 HR은 제도와 그 영향의 상호작용을 어떻게 가이드하는가에 따라 매우 상반된 결과가 나타납니다. 따라서, 유연근무제도를 설정해놓고 그 장점만을 홍보하는 방식이 아니라, 원점 상태에서 다양한 유연근무제도의 방식, 단점과 장애물, 실제 직원들의 니즈와 선호 사항들에 대한 논의를 하는 것이 바람직합니다. 이러한 대화들은 처음엔 다소 혼란스럽고 정리되지 못할 수 있지만, 유연근무에 대한 직원들의 인식을 높일 수 있고, 회사의 입장에서도 조직과 비즈니스에 보다 더 적합한 형태와 세부 원칙들을 설계하는 데에 도움이 됩니다. 모든 변화에는 인식을 전환하기 위한 시간과 일종의 저항과 반작용이 수반됩니다. 제도를 운영하면서 대응하는 것 보다는 미리 조정할 수 있는 시간을 갖는 것이 당연히 효과적이겠지요.

 

커뮤니케이션 채널 만들기

두번째로는 커뮤니케이션 채널을 구축하는 것이 필요합니다. 위의 설명에서와 같이 유연근무제는 흐름을 관리하는 것이 중요합니다. 한번 세팅된 제도가 그대로 흘러가지 않습니다. 자율을 바탕으로 하기 때문에 내외부 환경에 따라 활용의 패턴이나 그 효과가 달라집니다. 예를 들어, 코로나 바이러스와 같은 감염병 사태가 발생하거나, 새로운 사업의 론칭이 필요하다거나 하는 상황에서는 제도의 운영이 달라질 필요가 생긴다는 것입니다. 이러한 니즈를 가장 먼저 정확히 파악하는 것은 바로 근무제를 활용하는 직원들입니다. 또한 제도가 잘못된 방향으로 흘러간다든지, 부작용이 발생된다든지 하는 문제도 역시 제도를 적용받는 직원들과 일선 관리자들이 가장 잘 알고 있습니다. 회사의 조직문화가 좋아서 별도의 노력이 필요하지 않다면 문제없습니다만,, 그렇지 않다면 유연근무제를 도입하면서 직원과 회사와의 원활한 커뮤니케이션 채널을 만들 필요가 있습니다. 제도 도입과 관련한 TF를 만들어 직원들을 직접 참여시키는 방법도 있고, 제도와 관련한 패널을 구성하기도 하고, 인터뷰와 설문조사를 통해 진행하는 방법도 있습니다. 협업 툴이나 SNS를 활용하여 누구나 의견을 제시할 수 있도록 대화 채널을 오픈하는 방법도 있습니다. 중요한 것은 제도 도입 과정뿐만 아니라 도입 후에도 직원 스스로 유연근무를 활용하고 운영하는 주체라는 것을 인식하고, 제도 활용에 따른 보완과 개선이 원활하도록 커뮤니케이션 관계를 형성하는 것입니다.

 

관리자를 어떻게 도울 것인가

모든 인사제도의 성공요건으로 언급되는 것 중의 하나가 관리자의 역할입니다만, 유연근무제에 있어서도 역시 중요하다고 할 수밖에 없습니다. 유연근무제 도입에 대해 가장 불안함을 느끼는 그룹이기도 하고, 실제 도입 후에도 불편함과 어려움을 많이 느낍니다. 왜일까요? 관리자들은 보통 변화를 싫어하기 때문일까요? 아닙니다. 관리자들에 대한 지원이 부족해서일 가능성이 높습니다. 대개 유연근무제를 도입하고 나서 직원들의 자율성이 높아집니다. 조직 문화도 달라지게 됩니다. 그런데, 회사가 관리자들에게 요구하는 관리 방식은 바뀌지 않습니다. 관리자들은 혼란스럽고 좌절을 겪게 됩니다. 이런 현상은 라인, 중간, 리더급 관리자에게서 모두 발견됩니다. 따라서, 회사는 유연근무제의 성공적인 안착과 회사의 경영 성과에 잘 기여할 수 있도록 하기 위해서는 관리자들이 유연근무제를 잘 활용할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 제도를 설계하고 결정할 때에 관리자들과 함께  유연근무제도가 운영되는 상황에서 어떻게 목표와 성과를 관리할 것인지를 미리 고민해봐야 합니다. 그리고 회사는 관리자들이 유연근무제도를 리딩하고 활용하고 개선하면서 회사의 경쟁력을 높일 수 있도록 필요한 것들을 지원하고 도와주어야 합니다.

 

열린 과정으로서의 제도 설계

제도를 처음 설정할 때, 자료도 많이 찾아보고 여러 회사들의 사례를 벤치마킹도 하면서 리스크를 줄이게 됩니다. 하지만, 사람만큼이나 회사의 모습도 다양하고 실제 속사정은 잘 드러나지 않습니다. 따라서, 유연근무제도를 처음 도입할 때 일정 기간 시범운영을 해보는 것은 상당히 좋은 선택이 될 수 있습니다. 시범운영을 통해 해당 제도의 적합성과 활용 양태를 점검하고 보다 조직에 맞게 세부적인 설계를 할 수도 있으며, 무엇보다 직원들의 인식과 수용의 정도와 속도를 높여 성공적인 안착에 도움이 됩니다. 또한, 제도를 설정할 때에 변화 가능성을 열어두는 것도 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 1차 운영시기를 정해 시간 지정형 시차출퇴근제를 실시하고 그 운영 실태와 효과를 분석한 후 자율형 시차출퇴근제 실시 여부를 정한다든지, 자율출근제를 선 실시 후 선택근무제를 시행한다든지 등 다양한 유연근무제를 가장 조직에 맞게 활용하기 위한 과정으로 이해하고

제도 설계를 고민할 필요가 있습니다.

 

 

유연근무제는 많은 장점이 있습니다. 또한 많은 장벽과 애로사항이 있습니다. 유연근무제의 핵심은 변화입니다. 직원 개인의 삶의 패턴에서부터 회사의 성과와 경쟁력에까지 매우 디테일한 영향을 주는 변화의 시작점이 됩니다. 따라서 유연근무제를 다루는 HR의 태도 또한 유연해야 합니다. 도입을 준비하는 시점에서 유연한 제도 운영이 가능하도록 체계를 마련하고 필요 사항을 검토하는 것이 필요할 것입니다.