[알고 보면 쉬운 근로기준법] 제39조 직원이 요구할 땐 경력증명서 발급은 의무예요

 

[알고 보면 쉬운 근로기준법]은 노동관계법령 중에서 가장 기본이면서 근간이 되는 근로기준법을, 누구나 알 수 있게, 실질적으로 도움이 될 수 있게 풀어드립니다. :)

 

퇴직한 직원이 갑자기 경력증명서 발급을 요청해오는 경우, 회사는 의무적으로 발급해야 하나요?
경력증명서 내용은 회사가 임의적으로 작성해서 주면 될까요?

 

이럴 때 찾아보아야 하는 조항이 근로기준법 제39조입니다.

오늘의 PICK. 제39조(사용증명서)

 

① 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를

청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.
② 제1항의 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다.

 

 

• 퇴직한 후라도 직원이 청구하면 즉시 사용증명서 발급 필요
• 사용증명서에는 직원이 요구한 사항만 기재

 

용어가 낯선데, 사용증명서가 뭐야?

 

쉽게 표현하면, 경력증명서예요. 퇴직한 후에 재취업 등을 위하여 본인의 이력, 경력 사항을 증명해야 하는 서류를 근로기준법 제39조에서는 사용증명서라고 말하고 있어요. 법에서 정하고 있는 취지는, 직원이 퇴직한 후 재취업을 하고자 할 때 도움이 되도록 하려는 것이죠. (근로기준팀-8493, 2007. 12. 13. 회시 참조) 정당한 이유 없이 사용증명서 발급을 거부할 경우에는 근로기준법 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있어요.

 

 

퇴직한 직원이라면 누구나, 아무 때나 발급해줘야 할까?

 

근로기준법 시행령 제19조에서는 사용증명서를 청구할 수 있는 자를 “계속하여 30일 이상 근무한 근로자”로 정하고, 청구할 수 있는 기한은 “퇴직 후 3년 이내”로 한정하고 있어요.

 

다시 말하면, 계속하여 30일 미만 근무한 근로자 또는 퇴직 후 3년이 경과된 이후인 근로자가 경력증명서 교부를 요구할 경우에는, 이를 거부하여도 근로기준법 위반이 아니라는 것이죠. 물론 해당 경우에도 스스로 사용증명서를 교부하는 것은 무방하답니다. (근로기준팀-1453, 2005. 11. 30. 회시 참조)

 

그런데 꼭 퇴직한 직원만 경력증명서 발급을 청구할 수 있는 건 아니예요. 근로기준법에서는 “퇴직한 후라도”라고 규정되어 있는데, 그 의미는 퇴직자뿐만 아니라 재직 중인 근로자도 포함된다고 고용노동부 지침은 해석하고 있어요. (근기 68207-2879, 2002. 9. 6. 회시 참조)

 

 

어떤 내용을 기재해야 해? 회사가 임의적으로 작성해도 되는 건가?

 

사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항 중에 근로자가 요구한 사항만을 사실대로 기재하여 발급해야 해요. 사실대로 기재하는 건 어찌보면 당연한데, 그 구체적인 내용을 회사가 임의적으로 작성해서는 안 되고, 직원이 요구한 사항만을 적어야 한다는 게 중요해요!

 

한편, 퇴직하는 직원이 본인의 법정수당(임금)의 계산 내역이 궁금하다며 근태 내역을 기재한 사용증명서 발급을 요청하면, 이 또한 사용증명서라고 해석하여 교부해야 할까요?

 

고용노동부 행정해석에 따르면, 사용증명서 취지는 재취업에 도움이 되려고 하는 것이므로 사용증명서에 기재하여야 할 임금은 “재직 중에 수령한 임금에 관한 사항”을 의미하는 것이고, 이에 임금대장, 월별 근태기록자료, 교통사고기록 사본, 시말서 사본, 퇴직금 중간정산내역, 취업규칙 사본, 삽업재해사건 관련 서류 등 확인조회에 해당하는 상세한 근로실태는 포함되지 않는다고 해요. (근로기준팀-6424, 2007. 9. 10. 회시, 근로기준과-881, 2004. 2. 19. 회시, 근기 68207-2879, 2002. 9. 6. 회시, 근기 01254-1870, 1992. 11. 17. 회시 등 참조)

 

따라서, 재직 중 또는 퇴직 후 3년 이내의 직원이 요구하는 사항을 무조건 다 포함한 증명서를 발급해야 하는 것은 아닌 점 실무적으로 참고해주세요.