전자문서를 통한 근로계약 체결 시, 실무 체크 포인트

 

지난 2020. 12. 9. 국회 본회의를 통과한 개정 근로기준법안 중 전자문서의 방법으로도 근로계약 체결 및 교부가 가능하도록 한 내용이 올해 1. 5. 부터 시행되었습니다. 즉, 이제는 근로계약을 체결할 때 반드시 “종이”로 된 문서로만 진행해야 하는 것은 아닙니다.

 

사실 전자문서 형태의 근로계약 체결은 이미 몇 년 전부터 많이 활용되어 왔고, 범정부적으로도 적극 장려하여 왔으나, 이번 개정 근로기준법안은 전자문서가 명확히 명시되어 전자근로계약서를 통해 회사와 직원 모두의 편의를 높여준 것에 의의가 있다고 할 것입니다.

먼저, 전자문서의 의미를 정확히 이해해볼까요?

 

개정 근로기준법상 “전자문서”의 의미를 살펴보면 전자문서 및 전자거래 기본법 제2조제1항에서 정의하고 있는데, “정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성·변환되거나 송신·수신 또는 저장된 정보”를 말합니다. 그리고 “정보처리시스템”이란 전자문서의 작성·변환, 송신·수신 또는 저장을 위하여 이용되는 정보처리능력을 가진 전자적 장치 또는 체계를 의미합니다. 예를 들면, PC, 스마트폰 등이 대표적인 정보처리시스템이라고 할 수 있습니다.

 

그렇다면, 회사가 전자문서의 방법으로 근로계약을 체결할 때, 실무적으로는 어떤 점을 유의하여야 할까요? 근로기준법에서는 근로계약 체결과 관련하여 사용자에게 ① 근로계약 서면 작성 및 교부의무(제17조, 제67조), ② 서류 보관의 의무(제42조)를 부여하고 있으니, 이에 대해서 중점적으로 살펴보도록 하겠습니다.

 

 

 

#1. 어떠한 방법으로 작성되어야 하는지

 

• PC, 스마트폰 등 정보처리시스템 상 전자문서 생성 전용 프로그램(MS 오피스, ᄒᆞᆫ글, PDF, 웹 에디터 등)을 통한 작성
• 전자근로계약서 작성을 지원하기 위하여 별도로 마련한 정보처리시스템 등을 활용
• 수기나 MS Word 등으로 작성한 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 전자화하여 저장한 문서(전자화문서)도 전자근로계약서로 인정

다만, 외부 정보처리스시템을 이용하는 경우에는 해당 시스템을 통하여 근로계약서를 작성·확인·수정할 수 있고, 전자근로계약서가 계약 당사자들에게 자동으로 배포되어 열람·출력될 수 있도록 하는 등 안정성과 신뢰성을 담보하는 장치를 갖추어야 합니다.

 

 

#2. 당사자간 서명·날인은 어떻게 받아야 하는지

 

• 전자서명법에 의한 전자서명(예. 별도의 서명패드를 통해 직원이 직접 사인을 하는 방법, 직원의 서명·날인에 대한 전자적 정보가 포함된 전자결재시스템을 구축하고 이를 통한 직원 서명, 날인 등)
• 당사자의 서명을 포함한 문서를 전자화(예. 서면에 당사자가 서명·날인하고 이를 PDF 또는 이미지파일로 스캔)

전자근로계약서는 최종 작성 또는 서명 이후에 어느 일방이 임의적으로 수정할 수 없도록, 읽기전용문서로 저장하여야 합니다. 또한, 정보처리시스템을 마련하는 경우 계약 당사자 일방이 서명 이후 근로계약서 내용을 수정하면, 상대가 이를 바로 확인할 수 있는 장치가 마련되어야 합니다.

 

 

#3. 직원에게 어떻게 교부하여야 하는지

 

• 전자근로계약서를 작성하고 자동으로 송·수신되도록 구축된 정보처리시스템, 사내전산망의 정보처리시스템, 근로자가 지정한 소프트웨어 및 이에 부속한 저장공간(애플리케이션), 전자문서법에 따른 공인전자주소, 포털사이트 등에서 제공하는 이메일 등 각종 전자적 방법을 이용하여 직원에게 전송
• 전자근로계약서를 종이로 출력하여 직원에게 전달

직원이 전자근로계약서를 수신할 정보처리시스템을 지정하게 하고, 회사가 해당 정보처리시스템에 전자근로계약서를 입력(발송)한 때 근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있습니다. 또는 회사가 근로계약서를 교부하면서 직원이 수신을 확인할 것을 조건으로 한 경우에는, 회사가 직원으로부터 수신 확인 통지를 받은 때 근로계약서를 교부한 것으로 볼 수 있습니다.

 

한편, 고용노동부 행정해석(근로기준정책과-6384, 2016. 10. 12. 회시)를 살펴보면, 전자문서 형태의 근로계약서를 단순히 회사 서버에 보관하여 열람하는 것으로는 교부의무를 다한 것으로 보지 않으니 유의하시기 바랍니다.

 

 

#4. 전자근로계약서는 얼마나, 어떻게 보관해야 하는지

 

전자근로계약서도 근로기준법 제42조에 따른 근로 관계에 관한 중요한 서류이므로, 근로 관계가 종료된 날로부터 3년간 보관할 의무가 있고, 아래의 방법으로 보관하는 것이 필요합니다.

 

• 전자근로계약서의 내용을 당사자가 열람할 수 있을 것
• 전자근로계약서가 작성 및 송신·수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것
• 전자근로계약서의 작성자, 수신자 및 송신·수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것
• 종이에 작성된 근로계약서 등 전자적 형태로 작성되지 않은 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 전자화하는 등 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환하여 보관하는 경우에는 위 요건에 더하여 근로계약서 원본과 내용 및 형태가 동일할 것

회사와 직원이 모두 간편하고 효율적으로 활용할 수 있는 전자근로계약서의 법적 효력도 문제가 없도록 실무적으로 잘 챙겨보시기 바랍니다.

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[근로기준법]

제17조(근로조건의 명시) ① 사용자는 근로계약을 체결할 때에 근로자에게 다음 각 호의 사항을 명시하여야 한다. 근로계약 체결 후 다음 각 호의 사항을 변경하는 경우에도 또한 같다.  <개정 2010. 5. 25.>
1. 임금
2. 소정근로시간
3. 제55조에 따른 휴일
4. 제60조에 따른 연차 유급휴가
5. 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로조건
② 사용자는 제1항제1호와 관련한 임금의 구성항목ㆍ계산방법ㆍ지급방법 및 제2호부터 제4호까지의 사항이 명시된 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)을 근로자에게 교부하여야 한다. 다만, 본문에 따른 사항이 단체협약 또는 취업규칙의 변경 등 대통령령으로 정하는 사유로 인하여 변경되는 경우에는 근로자의 요구가 있으면 그 근로자에게 교부하여야 한다.  <신설 2010. 5. 25., 2021. 1. 5.>

 

제67조(근로계약) ① 친권자나 후견인은 미성년자의 근로계약을 대리할 수 없다.
② 친권자, 후견인 또는 고용노동부장관은 근로계약이 미성년자에게 불리하다고 인정하는 경우에는 이를 해지할 수 있다.  <개정 2010. 6. 4.>
③ 사용자는 18세 미만인 사람과 근로계약을 체결하는 경우에는 제17조에 따른 근로조건을 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 명시하여 교부하여야 한다.  <신설 2007. 7. 27., 2020. 5. 26., 2021. 1. 5.>