[한줄 자문] 이메일을 통한 연차 사용 촉진이 가능하나요?

 

 

직원이 이메일을 수신하여 내용을 알고 있는 경우에 한하여 가능합니다.

 

 

연차 유급휴가를 회계연도(1. 1. ~ 12. 31.) 기준으로 운영하면서 사용 촉진 조치를 활용하는 회사에서는, 1년 이상 근무자에게 10. 31. 까지 2차 촉진 조치를 해야 하는 시기입니다. 즉, 1차 촉진 조치에서 개인별로 휴가 사용 계획을 제출하지 않은 일수에 대해 회사가 사용 시기를 지정하여 서면으로 통보하여야 하는 것이 2차 촉진 조치인데요.

 

연차휴가 사용 촉진 조치를 반드시 종이로 된 서면으로만 통보해야 하는지와 관련하여, 근로기준법 제61조에서는 “서면”으로 하라고 정하고 있긴 하지만, 이는 불명확한 조치로 인한 당사자 간의 분쟁을 방지하기 위한 취지라고 볼 수 있는 것입니다.

최근 대법원 판결과 고용노동부 지침에서는 이메일에 의한 통보의 경우에도 근로자가 이를 수신하여 내용을 알고 있다면, 유효한 통보로 볼 수 있다는 입장입니다. (대법원 2015. 9. 10. 선고, 2015두41401판결, 2020. 3. 30. 고용노동부 개정 근로기준법 설명자료, 근로개선정책과-6488, 2013. 11. 1. 회시 등 참조)

 

따라서, 직원 개인별로 수신여부를 확인할 수 있도록 이메일을 송부하고, 직원별로 미사용한 휴가 일수 등을 안내 또는 2차 촉진 때에는 휴가 사용 시기 지정일을 확인할 수 있게 하면서, 이후 미사용 휴가에 대한 휴가 사용 계획 회신 또는 메일을 열람하여 확인하였다는 회신 등을 받도록 한다면, 유효한 연차휴가 사용 촉진 조치라고 볼 수 있을 것입니다.

 

즉, 종이로 된 서면만 인정하고 이메일을 통한 사용 촉진 조치를 무조건 인정하지 않는 것이 아니라, 직원이 수신하여 내용을 알고 있는 경우에 한하여 유효한 것이므로, 회사가 이를 입증할 수 있다면 이메일을 통한 조치도 무효라고 볼 수는 없습니다.

 

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